Datenschutzerklärung der Kinderbüro Universität Wien gGmbH

Version 2023.03 (April 2023)

Präambel

Die Kinderbüro Universität Wien gGmbH ist sich ihrer rechtlichen, organisatorischen und ethischen Verpflichtung im Umgang mit personenbezogenen Daten bewusst, insbesondere, wenn es sich um Daten von Kindern handelt. Wir erheben, speichern und verarbeiten Daten ausschließlich auf Grundlage der geltenden gesetzlichen Bestimmungen (EU-DSVGO, DSG 2018, TKG 2013) und haben alle notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit getroffen.

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (nachfolgend kurz „Daten“) innerhalb unseres Onlineangebotes und der mit ihm verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte sowie unserer Social Media Aktivitäten (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Onlineangebot“) auf.

Darüber hinaus bezieht sich diese Datenschutzerklärung auf weitere kosten- und/oder anmeldepflichtige Angebote der Kinderbüro Universität Wien gGmbH außerhalb des Onlineangebots (Betreuungsleistungen, Weiterbildungsangebote, Veranstaltungen wie Konferenzen und Seminare etc.) als Ergänzung zu den jeweils bei diesen Angeboten zur Kenntnis gebrachten besonderen Datenschutzerklärungen.

Verwendete Begrifflichkeiten

Alle in dieser Erklärung verwendeten Begriffe wie z.B. „Verarbeitung“ oder „Verantwortlicher“ entsprechen den Definitionen lt. Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen.

„Verarbeitung“ ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten.

Als „Verantwortlicher“ wird die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet, bezeichnet.

Verantwortliche

Mag.^a Karoline Iber, Geschäftsführerin

Alle Anfragen hinsichtlich Auskunft, Übertragung, Berichtigung, Widerruf und Löschung von personenbezogenen Daten richten Sie bitte an:

Kinderbüro Universität Wien gGmbH
Lammgasse 8/8
1080 Wien
T: +43/1/4277 2 4277
E: datenschutzkoordinator.kinderbuero@univie.ac.at

An wen richtet sich diese Datenschutzerklärung?

Die Kinderbüro Universität Wien GmbH betreibt sein Onlineangebot derzeit unter folgenden Domainadressen:

https://kinderbuero-uniwien.at
http://www.uniclub.at

https://www.kinderuni.at
https://www.kinderuni-anmeldung.at
https://kinderuni.online/
http://www.kinderbuero-anmeldung.at

Diese Datenschutzerklärung richtet sich an die folgenden Gruppen von betroffenen Personen:

• Besucher*innen und Nutzer*innen (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Nutzer*innen“) dieses Onlineangebotes.
• Nutzer*innen bestimmter Funktionen und Services, die mit einzelnen Bereichen des Onlineangebotes (einzelne Websites oder Subseiten) verbunden sind. Für diese Funktionen und Services (wie z. B. Anmelde- oder Kontaktformulare) können besondere Datenschutzerklärungen maßgeblich sein, die diese Allgemeine Datenschutzerklärung ergänzen. Diese besonderen Datenschutzerklärungen werden den Nutzer*innen jeweils gesondert zur Kenntnis gebracht.
• Interessent*innen oder Nutzer*innen von weiteren kosten- und/oder anmeldepflichtigen Angeboten der Kinderbüro Universität Wien gGmbH außerhalb des Onlineangebots (Betreuungsleistungen, Weiterbildungsangebote, Veranstaltungen wie Konferenzen und Seminare etc.). Auch dafür können ergänzende besondere Datenschutzerklärungen maßgeblich sein, die gesondert zur Kenntnis gebracht werden.

Gültigkeit der Datenschutzerklärung

Durch die Weiterentwicklung unserer Angebote oder die Implementierung neuer Technologien kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die Kinderbüro Universität Wien gGmbH behält sich vor, die Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Wir empfehlen den NutzerInnen unserer Onlineangebote sowie von kosten- und/oder anmeldepflichtigen Angeboten der Kinderbüro Universität Wien gGmbH außerhalb des Onlineangebots, sich die aktuelle Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit erneut durchzulesen, um festzustellen, ob wir seit Ihrem letzten Besuch Änderungen vorgenommen haben.

Welche Arten von Daten speichern wir?

Browsing-Informationen

Regelmäßig werden innerhalb unseres Onlineangebots die folgenden Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet:

• Nutzungsdaten (z. B. besuchte Subseiten auf unseren Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten und -punkte),
• Meta-/Kommunikationsdaten (z. B. Geräte-Informationen, Browser-Version, IP-Adressen).

Diese Daten werden allein zur Qualitätssicherung des Onlineangebots einschließlich seiner Funktionen und Inhalte und für Sicherheitsmaßnahmen (IP-Sperren im Falle eines Missbrauchs des Onlineangebots; Nachverfolgung bei Gefährdung der Datensicherheit) erhoben.

Eine weitere Verknüpfung dieser Daten mit personenbezogenen Daten erfolgt nicht, sodass die oben genannten Browsing-Informationen für uns keine personenbezogenen Daten darstellen, da Nutzer*innen nicht persönlich identifiziert werden.

Personenbezogene Daten

Sofern nicht in besonderen Datenschutzerklärungen gesondert zur Kenntnis gebracht, erhebt die Kinderbüro Universität Wien gGmbH keine personenbezogen Daten von den Nutzer*innen ihres Onlineangebots.

Aufgrund rechtlicher Verpflichtungen und organisatorischer Erfordernisse erheben wir in einzelnen Bereichen unseres Onlineangebots sowie weiterer Leistungen außerhalb des Onlineangebots für kosten- und anmeldepflichtige Angebote personenbezogene Daten wie Namen, Adressen, Telefonnummern, Geburtsdaten oder E-Mail-Adressen.

Der genaue Zweck dieser Datenverarbeitung sowie die beabsichtigte Speicherdauer sind in den jeweiligen besonderen Datenschutzerklärungen ersichtlich, die den Nutzer*innen dieser Angebote jeweils gesondert zur Kenntnis gebracht werden.

Geschäftsbezogene Daten

Zusätzlich verarbeiten wir geschäftsbezogene Daten von unseren Kund*innen, Lieferant*innen und Vertrags- bzw. Vereinbarungspartner*innen zum Zweck der Erbringung vertraglicher Leistungen und Services:

• Vertrags- und Vereinbarungsdaten (z. B. Vertrags- oder Vereinbarungsgegenstand, Konditionen, Laufzeit),
• Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung, Zahlungshistorie).

Was ist der Zweck der Datenspeicherung und -verarbeitung?

Über die oben genannten Zwecke der Qualitätssicherung und Sicherheitsmaßnahmen hinausgehend werden personenbezogene Daten nur erhoben, gespeichert und verarbeitet, sofern es sich um kosten- und/oder anmeldepflichtige Angebote – auch außerhalb des Onlineangebots (z. B. Betreuungsleistungen, Weiterbildungsangebote, Veranstaltungen wie Konferenzen und Seminare etc.) – handelt.

Die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt dabei zum Zweck der rechtskonformen und ordnungsgemäßen Durchführung eines Angebots bzw. sofern die Kinderbüro Universität Wien gGmbH durch andere Rechtsvorschriften dazu verpflichtet ist.

Im Fall von kostenpflichtigen Angeboten und damit verbundener Rechnungslegung werden erforderliche personenbezogene Daten auf Grundlage von § 11 UStG sowie § 132 Abs 1 BAO erhoben, gespeichert und verarbeitet. Personenbezogene Daten werden für die Dauer der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht von Rechnungsbelegen für die Dauer von sieben Jahren, auch im Rahmen des elektronischen Aufzeichnungssystems gespeichert. Die Aufbewahrungspflicht besteht auch dann weiter, wenn eine Gutschrift ausgestellt wurde.

Davon abweichende Speicherdauer und andere Zwecke der Verarbeitung werden jeweils in den besonderen Datenschutzerklärungen einzelner Bereiche des Onlineangebots zur Kenntnis gebracht, insbesondere wenn die Speicherung von personenbezogenen Daten im wissenschaftlichen oder statistischen Interesse erfolgt.

Wer erfasst diese Daten?

Sofern nicht gesondert zur Kenntnis gebracht, ist die Kinderbüro Universität Wien gGmbH alleiniger Verarbeiter aller erhaltenen Daten. In keinem Fall werden personenbezogene Daten an Dritte zu einem Zweck weitergegeben, der über den eigentlichen Zweck des Onlineangebots oder weiterer kosten- und/oder anmeldepflichtiger Angebote der Kinderbüro Universität Wien gGmbH außerhalb des Onlineangebots (z. B. Betreuungsleistungen, Weiterbildungsangebote, Veranstaltungen wie Konferenzen und Seminare etc.) hinausgeht.

Datenübermittlung an Dritte, Auftragsdatenverarbeitung durch Dienstleister

Wir arbeiten für bestimmte Zwecke mit Vertragspartner*innen zusammen, die uns beim Betrieb unseres Onlineangebotes unterstützen und Dienstleistungen für uns bzw. die Nutzer*innen unserer Angebote bereitstellen. Die Auswahl unserer Vertragspartner*innen (z. B. Serviceprovider, Serverhosting, Newslettertools etc.) erfolgt nach gewissenhafter Prüfung und wir arbeiten nur mit zuverlässigen Vertragspartner*innen zusammen – insbesondere auch was betriebliche Dienstleitungen wie Buchhaltung, Rechtsberatung oder Kommunikationsdienstleistungen betrifft.

Die Vertragspartner*innen bzw. Serviceprovider können sich mit der Zeit ändern, jedoch bemühen wir uns darum, nachhaltige Beziehungen zu unseren verlässlichen Vertragspartner*innen aufzubauen. Verweise auf „wir“ oder „uns“ können sich also sowohl auf die Kinderbüro Universität Wien gGmbH, als auch auf eine/n unserer derzeitigen oder zukünftigen Vertragspartner*innen beziehen.

Mit allen unseren regelmäßigen Vertragspartner*innen sowie für den Fall, dass aus technischen und/oder organisatorischen Gründen personenbezogene Daten an Dritte als einzelne Auftragsverarbeiter*innen weitergegeben werden müssen, werden in jedem Fall Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarungen auf Grundlage des Art. 28 DSGVO abgeschlossen, die den Anforderungen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen entsprechen, insbesondere hinsichtlich der technisch-organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung und Kontrolle der Datensicherheit.

In keinem Fall werden personenbezogene Daten für kommerzielle Zwecke an Dritte weitergegeben, auch nicht in anonymisierter Form.

Was sind die maßgeblichen Rechtsgrundlagen für die Datenspeicherung?

Wir speichern personenbezogene Daten nur dann, wenn

• Nutzer*innen ihre Einwilligungen gegeben haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO), oder
• diese Daten für die Erfüllung unserer vertraglichen Leistungen erforderlich sind, insbesondere bei kosten- und anmeldepflichtigen Angeboten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), oder
• wir aus anderen rechtlichen Gründen dazu verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), oder
• ein berechtigtes öffentliches Interesse besteht, insbesondere hinsichtlich wissenschaftlicher und statistischer Zwecke (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO).

Administration und Rechnungswesen

Wir verarbeiten Daten im Rahmen der Verwaltung und Organisation unseres Geschäftsbetriebs, einschließlich der zugrundeliegenden handels- und steuerrechtlichen Pflichten, wie z. B. der Archivierung. Hierbei verarbeiten wir dieselben Daten, die wir im Rahmen der Erbringung unserer vertraglichen Leistungen verarbeiten. Die Verarbeitungsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit a, b, c, e und f.

Wir offenbaren oder übermitteln dabei personenbezogene Daten an die Finanzverwaltung, Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung sowie weitere Gebühren- oder Verwaltungsstellen oder Fördergeber.

Kontaktverwaltung von Lieferant*innen und Bewerber*innen

Wir speichern auf Grundlage unserer betriebswirtschaftlichen Interessen Angaben zu Lieferant*innen, Veranstalter*innen und sonstigen Geschäftspartner*innen z. B. zum Zweck einer späteren Kontaktaufnahme. Diese mehrheitlich unternehmensbezogenen Daten speichern wir grundsätzlich dauerhaft.

Erhaltene Initiativbewerbungen und Bewerbungen auf ausgeschriebene Positionen einschließlich aller übermittelten Unterlagen speichern wir in unserem berechtigten betrieblichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO) für die Dauer von zwei Jahren, um Bewerber*innen im Falle einer weiteren passenden Beschäftigungsmöglichkeit gegebenenfalls kontaktieren zu können. Auf das Löschungsrecht weisen wir in allen Antwortschreiben auf erhaltene Bewerbungen hin, allerdings können wir dann abgelehnte Bewerbungen auch nicht für zukünftige Positionen in Evidenz halten.

Wo werden diese Daten gespeichert?

Wir arbeiten in der Regel nur mit Auftragsverarbeitern und Dritten zusammen, die ihren Unternehmenssitz in der Europäischen Union (EU) oder dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) haben.

Sollte im Zusammenhang mit den oben genannten Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung eine Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder eine Offenlegung bzw. Übermittlung von Daten an Dritte notwendig sein, die ihren Sitz in einem Drittland haben, dann erfolgt diese Datenübermittlung nur in Übereinstimmung mit den besonderen Voraussetzungen und allgemeinen Grundsätzen gem. Art. 44 ff. DSGVO.

Das heißt, die Verarbeitung erfolgt z.B. auf Grundlage besonderer Garantien, wie der offiziell anerkannten Feststellung eines der EU entsprechenden Datenschutzniveaus (z.B. für die USA durch das „Privacy Shield“) oder Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen (so genannte „Standardvertragsklauseln“).

Was sind die Rechte der betroffenen Personen?

Betroffene Personen haben gem. Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir betreffende personenbezogene Daten verarbeiten werden und welche Daten das sind.

Darüber hinaus haben betroffene Personen das Recht, den Zweck der Datenspeicherung und -verarbeitung sowie die beabsichtigte Speicherdauer zu erfahren, diese einzuschränken und die Löschung bzw. Richtigstellung ihrer personenbezogenen Daten zu begehren (Art. 16-18 DSGVO).

Wenn betroffene Personen ihre Einwilligung zur Verarbeitung und Speicherung ihrer personenbezogenen Daten gegeben haben, dann haben sie gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit das Recht, die erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Widerrufsrecht) und der Verarbeitung der betreffenden Daten gem. Art. 21 DSGVO zu widersprechen (Widerspruchsrecht).

Weiters steht es betroffenen Personen gem. Art. 77 DSGVO zu, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

Wann werden Daten gelöscht?

Sofern nicht im Rahmen dieser Allgemeinen Datenschutzerklärung oder in ergänzenden besonderen Datenschutzerklärungen ausdrücklich anders angegeben, werden die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten grundsätzlich gelöscht, sobald sie für ihren ursprünglichen Zweck nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Darüber hinaus werden bei uns verarbeitete personenbezogene Daten nach Maßgabe der Art. 17 („Recht auf Löschung“, „Recht auf Vergessenwerden“) und Art. 18 („Recht auf Einschränkung der Verarbeitung“) DSGVO gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt.

Gemäß § 132 Abs 1 BAO besteht unsererseits eine steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht von Rechnungsbelegen einschließlich der gem. § 11 UStG erforderlichen, ggf. personenbezogenen Angaben für die Dauer von sieben Jahren, auch im Rahmen des elektronischen Aufzeichnungssystems. Die Aufbewahrungspflicht besteht auch dann weiter, wenn eine Gutschrift ausgestellt wurde.

Wir behalten uns vor, im Zusammenhang mit anmeldepflichtigen Angeboten, insbesondere solchen, die mit Teilnahmenachweisen verbunden sind, die übermittelten personenbezogen Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen bis zum Ablauf der jeweils anwendbaren Verjährungsfristen zu speichern, jedoch mindestens drei Jahre, um gegebenenfalls bestehende rechtliche Ansprüche geltend machen oder ermöglichen zu können.

Wer hat Einblick in die Daten?

Grundsätzlich haben nur Mitarbeiter*innen der Kinderbüro Universität Wien gGmbH Einblick in von uns gespeicherte und verarbeitete Daten. Wir treffen dabei alle notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit.

Insbesondere schließen wir mit allen Mitarbeiter*innen Verpflichtungsvereinbarungen zum Datengeheimnis und zur Wahrung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen, insbesondere auf Basis von §6 DSG („Datengeheimnis“) und §11 UWG („Verletzung von Geschäfts- oder Betriebsgeheimnissen, Missbrauch anvertrauter Vorlagen“).

Darüber hinaus unterweisen wir Mitarbeiter*innen regelmäßig und nachweislich im sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten und treffen entsprechende betriebliche Anordnung (z. B. zum Arbeiten auf persönlichen Bildschirmarbeitsplätzen und zur Passwortsicherheit).

Wenn aus technischen und/oder organisatorischen Gründen personenbezogene Daten an Dritte als Auftragsverarbeiter weitergegeben werden müssen, dann werden in jedem Fall Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarungen auf Grundlage des Art. 28 DSGVO abgeschlossen, die den Anforderungen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen entsprechen, insbesondere hinsichtlich der technisch-organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung und Kontrolle der Datensicherheit.

Cookies und Datenschutz

In bestimmten Bereichen unseres Onlineangebots verwenden wir sog. „Cookies“. Als Cookies werden kleine Textdateien bezeichnet, die mit Hilfe eines Browsers auf Endgeräten der Nutzer*innen gespeichert werden und keinen Schaden anrichten.

Wir nutzen Cookies in erster Linie dazu, unser Onlineangebot nutzer*innenfreundlicher zu gestalten. Cookies helfen z.B. dabei, Nutzer*innen während der Registrierung für kosten- und anmeldepflichtige Angebote wiederzuerkennen und die Eingabe von Daten zu vereinfachen.

Innerhalb der Cookies können unterschiedliche Angaben gespeichert werden. Ein Cookie dient primär dazu, die Angaben zu einem/einer NutzerIn (bzw. dem Gerät auf dem das Cookie gespeichert ist) während oder auch nach dem Besuch innerhalb eines Onlineangebotes zu speichern.

Für bestimmte Zwecke nutzen wir temporäre Cookies („Session-Cookies“) die gelöscht werden, sobald Nutzer*nnen das Onlineangebot verlassen und den Browser schließen.

In manchen Fällen nutzen wir auch permanente Cookies, die auch nach dem Schließen des Browsers gespeichert bleiben. Das dient z.B. dazu, den Login-Status von Nutzer*innen zu erkennen, wenn diese bestimmte Bereiche des Onlineangebots (z.B. Registrierungs- oder Anmeldeseiten) nach mehreren Tagen wieder aufsuchen.

Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung angeführt, verwenden wir keine „Third-Party-Cookies“ oder „Retargeting-Cookies“ von externen Anbietern oder sonstigen Dritten.

Falls Nutzer*innen nicht möchten, dass Cookies auf ihrem Endgerät gespeichert werden, so empfehlen wir, die entsprechenden System- bzw. Browsereinstellungen zu deaktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies können die Funktionalität unseres Onlineangebotes eingeschränkt bzw. manche Funktionen und Inhalte nicht mehr nutzbar sein.

Hosting

Für manche Teile unseres Onlineangebots bedienen wir uns Hosting-Leistungen von Dritten, die insbesondere in der Zurverfügungstellung der folgenden Leistungen bestehen: Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz und Datenbankdienste, Sicherheits- und Backupleistungen sowie technische Wartungsleistungen, die wir zum Zwecke des Betriebs dieses Onlineangebotes benötigen.

Dabei verarbeiten wir bzw. unsere Vertragspartner*innen Personendaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Vertragsdaten, Nutzungsdaten, Meta- und Kommunikationsdaten von Kund*innen und Nutzer*innen unserer Angebote auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer effizienten und sicheren Zurverfügungstellung unserer Angebote gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. Art. 28 DSGVO.

Siehe dazu auch oben „Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern und Dritten“ (Abschluss von Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarungen).

Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles

Wir bzw. unser Hostinganbieter erhebt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO Daten über jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich dieser Dienst befindet (sogenannte Serverlogfiles).

Zu den Zugriffsdaten gehören Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp und Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider.

Logfile-Informationen werden aus Sicherheitsgründen (z.B. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) für die dem Serverbetreiber jeweils gesetzlich vorgeschriebene Dauer gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, außer sie ist zur Verfolgung unserer Ansprüche erforderlich oder es besteht hierzu eine gesetzliche Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Newsletter

Zweck

Zur Information über einzelne Bereiche unseres Onlineangebots sowie weiterer kosten- und/oder anmeldepflichtiger Angebote der Kinderbüro Universität Wien gGmbH außerhalb des Onlineangebots versenden wir Newsletter, E-Mails und weitere elektronische Benachrichtigungen (nachfolgend „Newsletter“) nur mit der Einwilligung der Empfänger*innen oder einer gesetzlichen Erlaubnis.

Anmeldung

Die Anmeldung zu unserem Newsletter erfolgt in einem sog. Double-Opt-In-Verfahren, d.h. Nutzer*innen erhalten nach der Anmeldung eine E-Mail, in der sie um die Bestätigung ihrer Anmeldung gebeten werden. Diese Bestätigung ist notwendig, um Missbrauch von fremden E-Mail-Adressen zu vermeiden.

Die Anmeldungen zum Newsletter werden protokolliert, um den Anmeldeprozess entsprechend den rechtlichen Anforderungen nachweisen zu können. Hierzu gehört die Speicherung des Anmelde- und des Bestätigungszeitpunkts, als auch der IP-Adresse. Ebenso werden die Änderungen der bei dem Versanddienstleister gespeicherten Nutzer*innen-Daten protokolliert.

Indem Nutzer*innen unseren Newsletter abonnieren, erklären sie sich mit dem Empfang und den beschriebenen Verfahren – einschließlich der statistischen Auswertungsverfahren sowie ihrer Widerspruchsrechte – einverstanden.

Anmeldedaten und Protokollierung

Für die Anmeldung zum Newsletterversand ist nur die E-Mail-Adresse erforderlich. Die Angabe von Vor- und Nachnamen zwecks persönlicher Ansprache im Newsletter ist optional.

Der Versand des Newsletters und die mit ihm verbundene Erfolgsmessung erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung der Empfänger*innen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO.

Die Protokollierung des Anmeldeverfahrens erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse richtet sich auf den Einsatz eines nutzerfreundlichen sowie sicheren Newslettersystems, das sowohl unseren betrieblichen Interessen dient, als auch den Erwartungen der Nutzer*innen entspricht und uns ferner den Nachweis von Einwilligungen erlaubt.

Abmeldung

Nutzer*innen können den Empfang unseres Newsletters jederzeit kündigen, d.h. ihre Einwilligungen widerrufen. Ein Link zur Kündigung des Newsletters findet sich am Ende eines jeden Newsletters.

Auch wenn keine weiteren Zusendungen erfolgen, speichern wir die ausgetragenen E-Mail-Adressen auf Grundlage unserer berechtigten Interessen bis zum Ablauf der jeweils anwendbaren Verjährungsfristen jedoch mindestens drei Jahre, um gegebenenfalls bestehende rechtliche Ansprüche geltend machen zu können. Ein individueller Löschungsantrag ist jederzeit möglich, sofern zugleich das ehemalige Bestehen einer Einwilligung bestätigt wird.

Newsletter – Versanddienstleister

Der Versand der Newsletter erfolgt mittels des Versanddienstleisters „MailChimp“, einer Newsletterversandplattform des US-Anbieters Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce De Leon Ave NE #5000, Atlanta, GA 30308, USA. Die Datenschutzbestimmungen des Versanddienstleisters können Sie hier einsehen: https://mailchimp.com/legal/privacy/.

The Rocket Science Group LLC d/b/a MailChimp ist unter dem Privacy-Shield-Abkommen zertifiziert und bietet hierdurch eine Garantie, das europäisches Datenschutzniveau einzuhalten (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TO6hAAG&status=Active).

Der Versanddienstleister wird auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und eines Auftragsverarbeitungsvertrages gem. Art. 28 Abs. 3 S. 1 DSGVO eingesetzt.

Der Versanddienstleister kann die Daten der EmpfängerInnen in anonymisierter Form, d.h. ohne Zuordnung zu einem/einer NutzerIn, zur Optimierung oder Verbesserung der eigenen Services nutzen, z. B. zur technischen Optimierung des Versandes und der Darstellung der Newsletter, oder für statistische Zwecke verwenden. Der Versanddienstleister nutzt die Daten unserer NewsletterempfängerInnen jedoch nicht, um diese selbst anzuschreiben oder um die Daten an Dritte weiterzugeben.

Newsletter – Erfolgsmessung

Die Newsletter enthalten einen sog. „web-beacon“, d.h. eine kleine Datei, die beim Öffnen des Newsletters vom Server bzw. unseres Versanddienstleisters abgerufen wird. Im Rahmen dieses Abrufs werden zunächst technische Informationen, wie Informationen zum Browser, Betriebsystem und Endgerät, als auch IP-Adresse und Zeitpunkt des Abrufs erhoben.

Diese Informationen werden ausschließlich zur technischen und inhaltlichen Verbesserung der Newsletter-Services – z. B. anhand des Leseverhaltens oder der Zugriffszeiten – genutzt. Zu den statistischen Erhebungen gehört ebenfalls die Feststellung, ob die Newsletter geöffnet werden, wann sie geöffnet werden und welche Links geklickt werden.

Die Auswertungen dienen ausschließlich dazu, die Lesegewohnheiten unserer Nutzer*innen insgesamt zu erkennen und unsere Inhalte und Versandmethoden anzupassen. Eine individuelle Auswertung des Nutzungsverhaltens bzw. eine Verknüpfung mit anderen personenbezogenen Daten erfolgt dabei nicht.